Zeitnot
Es gibt so diese Tage da kommt alles zusammen. Die Präsentation, die eigentlich erst nächste Woche fertig sein sollte, muss heute Mittag stehen. Mehrere E-Mails warten im Posteingang auf Sie und sind vermeintlich alle gleich dringend. Es gibt noch einen Text, den es zu prüfen gilt, Rechnungen, die am besten heute noch kontrolliert werden wollen, Ihr Chef wartet noch auf Ihren Rückruf und am Nachmittag steht ein Meeting an. Zum Davonlaufen, was aber auch nicht geht. Zum Glück ist nicht jeder Tag so. Also wo anfangen und mit welcher Strategie dahinter? Kennen Sie die 80-zu-20-Regel? Nein? Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen.
Die 80-zu-20-Regel geht auf Vilfredo Pareto zurück und ist auch unter dem Namen das Pareto Prinzip oder der Pareto Effekt bekannt. Das Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Im Umkehrschluss, für die letzten 20 Prozent der Ergebnisse sind 80 Prozent Einsatz erforderlich. Verstanden?
Das Pareto Prinzip
Anfang des 20. Jahrhundert setzte sich der Ökonom Vilfredo Pareto mit der Verteilung des Bodenbesitzes in Italien auseinander. Dabei stellte er folgendes fest; rund 80 Prozent des Bodens, gehörte 20 Prozent der Bevölkerung. Diese Verteilung zeigt sich auch in anderen Bereichen.
- 80 Prozent ihres Umsatzes machen viele Unternehmen mit 20 Prozent ihrer Produkte
- 80 Prozent des ganzen Verkehrs spielt sich auf 20 Prozent der ganzen Strassen ab
- 80 Prozent der Zeit tragen wir nur 20 Prozent all unserer Kleider
- 80 Prozent der Zeit in der Kinder spielen, spielen sie nur mit 20 Prozent ihres Spielzeuges
Das heisst für uns, mit der richtigen Verteilung unserer Prioritäten, lassen sich mit nur 20 Prozent unseres Gesamtaufwandes fast 80 Prozent unserer gesamten Arbeiten erledigen. Chaotische Tage, an denen alles auf einmal erledigt sein muss, alles höchste Priorität hat und Sie sich am besten durch vier oder mehr teilen sollten, sind passé? Nein, aber diese Tage lassen sich besser in den Griff kriegen mit dem Pareto Prinzip.
Prioritäten setzen
Wie so oft im Leben bedeutet das, dass Sie zuerst die wichtigen Dinge erledigen sollten. Wie aber finden Sie heraus, welche Aufgaben jetzt wirklich wichtig sind, wenn alles erste Priorität zu haben scheint? Schlimmer geht immer. Stellen Sie sich einfach vor, Sie hätten noch weniger Zeit. Was wäre jetzt wichtiger als alles andere?
Übersicht verschaffen
Entscheidend ist, dass Sie Ihre 20 Prozent effektiv einsetzten. Machen Sie sich einen Plan, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen dürfen. Es ist sinnvoller zuerst kürzere und einfache Aufgaben abzuarbeiten und sich erst dann den Grösseren, die mehr Zeit benötigen, zu widmen.
In unserem Fall heisst das; Rufen Sie als erstes Ihren Chef zurück, checken Sie die Rechnungen durch und werfen Sie einen ersten Blick auf den zu prüfenden Text. Das alles sollte nicht mehr als eine Stunde in Anspruch nehmen. Danach ist genügend Luft für die Präsentation. Jetzt scheint es gar nicht mehr so, als würde ein unüberwindbarer Berg von Arbeit vor Ihnen liegen, oder?
Die grossen Brocken
Höchste Priorität hat in Ihrem Fall wohl die Präsentation. Was als Allererstes her muss, ist Inhalt. Ist Ihnen das Thema vertraut geht es relativ schnell, diese Inhalte in Ihre Präsentation einzufügen. Die grossen Zeitfresser sind die Feinheiten, wie das exakte Ausrichten der Grafiken und Bilder, das Anpassen des Hintergrundes. Das müssen und können Sie sich jetzt sparen. Das sind nämlich die letzten 20 Prozent, die aber 80 Prozent Mehraufwand erfordern. Konzentrieren Sie sich anstelle dessen, dass Ihre Präsentation fehlerfrei und strukturiert ist.
Zum Schluss
Die Präsentation haben Sie geschafft und stehen jetzt kurz vor dem anstehenden Meeting. Verschaffen Sie sich erst jetzt einen Überblick über die E-Mails. Gibt es Informationen oder Termine, die Sie sich merken sollten? Beantworten Sie diese Nachrichten, alle anderen haben bis nach dem Meeting Zeit. Denn in der Regel bleibt es nie nur bei einem E-Mail, sondern es entsteht meist ein regelrechter E-Mail-Verkehr.
An Tagen wie diesen ist Konzentration das Wichtigste. Sie müssen Ihre 20 Prozent wirklich effektiv einsetzten könne. Damit das Pareto Prinzip funktioniert sind alle anderen Ablenkungen tabu. Das Smartphone sollte weg vom Arbeitstisch, alle Ihre Social Media Accounts bleiben für heute geschlossen und signalisieren Sie auch gegen aussen, das Sie nicht gestört werden möchten.
Zuhause
Das Pareto Prinzip ist nicht ausschliesslich etwas für das Berufsleben. Ja, das funktioniert auch im Privaten, zum Beispiel im Haushalt. Stellen Sie sich vor, es meldet sich für heute Abend auch noch spontan Besuch an. Die Wohnung ist alles andere als auf Vordermann. Konzentrieren Sie sich auf die 20 Prozent des Pareto Prinzips, die 80 Prozent ausmachen. Sie haben wenig Zeit - auf welche Aufgaben ist es jetzt sinnvoll, sich zu konzentrieren, damit die Wohnung zumindest oberflächlich aufgeräumt und ordentlich aussieht?
Das Aber
Das Pareto Prinzip ist nicht für jede Situation, jeden Tag und jeden Lebensbereich geeignet. Kontrollieren Sie in regelmässigen Abständen Ihre E-Mails, erledigen Sie Aufgaben die nicht besonders viel Zeit in Anspruch nehmen sofort, anstatt sie auf die lange Bank zu schieben. Lassen Sie nie ausser Acht, dass manche Aufgaben einfach 100 Prozent Aufwand erfordern. Das Pareto Prinzip hilft Ihnen dabei, sich immer wieder zu fragen, welche Aufgaben auch mit weniger Aufwand ein ganz gutes Ergebnis liefern. Sie müssen nicht in jedem Gebiet ein Perfektionist sein und können auch mal Sachen delegieren und abgeben. Nicht jede Situation und Angelegenheit erfordert immer 100 Prozent Einsatz, um Perfekt zu sein. So lernt einem das Pareto Prinzip grundsätzlich nicht gerade in Panik auszubrechen an Tagen wie diesen.