Prioritäten richtig setzen: So sollten Sie vorgehen, wenn alles wichtig scheint!
Stellen Sie sich vor, Sie kommen am Morgen ins Büro und werden mit einer Unmenge an Aufgaben konfrontiert, von denen jede einzelne so wichtig zu sein scheint, dass Sie sie am besten jetzt gleich erledigen würden. Dann zu entscheiden, welche Aufgabe am wichtigsten ist, und welche somit zuerst erledigt werden soll, scheint unmöglich. Im Endeffekt verplempern Sie auf diese Art und Weise häufig Stunden wertvoller Arbeitszeit und werden mit der Arbeit, deren Erledigung eigentlich so wichtig gewesen wäre, paradoxerweise gerade aufgrund dieser Wichtigkeit eben nicht fertig. Wenn Ihnen dieses Szenario nur allzu bekannt vorkommt und Sie selbiges in Zukunft vermeiden möchten, dann führen Sie sich diesen Blogbeitrag zu Gemüte! Hier erfahren Sie, wie Sie es schaffen, auch unter schwierigen Bedingungen die richtigen Prioritäten zu setzen.
1. Unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Tasks
Wenn es darum geht, Ihre Aufgaben zu priorisieren, ist es wichtig, dass Sie sich zunächst einmal einen Überblick darüber verschaffen, damit kein Task im Eifer des Gefechts vergessen geht. Am besten schreiben Sie die wichtigen Aufgaben auf, die zu erledigen sind, aber noch ohne dabei eine Wertung vorzunehmen. In einem zweiten Schritt sollten Sie sich nun fragen, welche dieser wichtigen Aufgaben wirklich nur „wichtig“ sind, und welchen auch noch das Prädikat „dringend“ zukommt. Als dringend sollten alle die Aufgaben angesehen werden, deren Erledigung zwangsläufig innert der nächsten Stunden oder Tage erfolgen muss, weil ansonsten mit negativen Konsequenzen zu rechnen ist. Die Priorität der wichtigen und dringenden Tasks ist dementsprechend höher, als die derer, die „nur“ wichtig sind.
2. Überlegen Sie sich, welchen Wert die Aufgaben haben – und für wen
In einem nächsten Schritt geht es nun darum, sich zu fragen, welcher der dringenden Aufgaben der grösste Wert zukommt. Dabei ist vor allem entscheidend, in welchem Zusammenhang die Aufgabe steht. Ist sie Teil eines grösseren Projektes, das ohne ihre Erledigung nicht vorwärtsgehen kann? Oder ist sie ein Projekt für sich? Sind nur wenige Leute involviert oder haben viele Leute mit negativen Konsequenzen zu rechnen, wenn Sie den Task nicht rechtzeitig erledigen? Merken Sie sich: Je mehr Leute betroffen sind, und je mehr anschliessende Arbeiten nicht in Angriff genommen können, bevor Sie die Ihre erledigt haben, desto wichtiger ist es, dass Sie die Aufgabe schnell erledigen.
3. Ordnen Sie Ihre Tasks dem Aufwand entsprechend
Überlegen Sie sich, wie viel Zeit und Aufwand die einzelnen Aufgaben wohl in Anspruch nehmen werden, und erstellen Sie basierend darauf eine Rangliste. Ob Sie nun allerdings mit dem Task anfangen wollen, der den geringsten Aufwand verspricht oder mit dem, der wohl am meisten zu tun gibt, bleibt Ihnen überlassen. Es gibt Leute, die es motiviert, wenn sie schnell erste Erfolge, in diesem Fall die Erledigung der weniger aufwändigen Tasks, verzeichnen können. Andere Arbeitnehmer wiederrum präferieren es, zunächst einmal die anspruchsvollsten Arbeiten aus dem Weg zu schaffen, damit Sie diese nicht ständig noch im Nacken sitzen haben. Finden Sie also für sich selbst heraus, mit welcher Methode Sie motivierter und besser arbeiten können, und gehen Sie die Tasks dann in der entsprechenden Reihenfolge an.
4. Bleiben Sie flexibel
Auch wenn Sie nun eine auf oben genannten Faktoren basierende Liste dazu erstellt haben, in welcher Reihenfolge Sie Ihre anstehenden Aufgaben erledigen möchten, sollten Sie diesbezüglich dennoch stets flexibel bleiben. Es kann durchaus sein, dass eine zusätzliche Information zu einer der anstehenden Aufgaben diese in Ihrer Prioritätenliste auf einmal nach oben wandern oder aber irrelevant werden lässt. Vielleicht kommt sogar ein neuer, extrem wichtiger Task hinzu, der Ihres vollen Einsatzes bedarf. Lassen Sie sich davon nicht aus der Ruhe bringen, sondern passen Sie sich den Umständen an, und erledigen Sie nach und nach alle anfallenden Arbeiten. Vergessen Sie nicht: Niemand erwartet, dass Sie sich in drei Hälften teilen, und wir alle hatten schon mit stressigen Zeiten zu kämpfen. Ihr Chef wird unter solchen Umständen verstehen, wenn Sie mehr Zeit benötigen sollten.
5. Schrauben Sie Ihre Ansprüche auf ein realistisches Mass herunter
Wenn Sie sich eine Prioritätenliste erstellen, aber eigentlich dennoch den Anspruch haben, alle Punkte auf der Liste noch am selben Tag oder zumindest noch in derselben Woche abzuarbeiten, so wird Ihnen diese Liste nur wenig Erleichterung verschaffen. Erlauben Sie sich stattdessen, die untersten Punkte, denen die niedrigste Priorität zukommt, vorerst beiseite zu legen, oder sie, wenn es die Aufgabe zulässt, gar an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Nur so haben Sie den Kopf frei für die wirklich wichtigen Aufgaben und können sich auf das konzentrieren, was jetzt gerade ansteht. Stellen Sie keine unrealistischen Ansprüche an sich selbst – das lähmt Sie nur und führt dazu, dass Sie vielleicht alle Aufgaben ein bisschen, aber keine so richtig gut erledigen können.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, dürfte es Ihnen in Zukunft leicht fallen, bei Ihrer Arbeit nicht die Prioritäten aus den Augen zu verlieren!